Hukuk Bürolarında İş Planlama ve Raporlama

Avukatlık mesleği kendi içerisinde hukuki süreçlerin birbirini takibini ve yapılacak işlerin birbiri ile olan bağlantısını ve sürekliliğini içermektedir. Bir müvekkil kapıdan içeriye girdiği an, avukata vekâletini verdiğini an itibari ile avukatın o müvekkil için yapması gereken işler başlayacaktır. Hukuki bilginin mükemmelliği doğru yönlendirme ve dava kazanmak gibi müvekkil açısından avukatın başarısını somutlaştıran özellikler dışında avukat başarılı bir işi iyi bir planlama ve planladığı işleri parlatarak gösterecek detaylı analizler sunabilen bir raporlama ile taçlandıracaktır.

is-plani

İş planlamalarını yaparken, iş planlarını iyi bir şekilde klasifiye etmek ve gruplamak önemlidir. İyi bir şekilde belirlenmiş iş grupları çalışanların kolay bir şekilde işleri planlamalarını sağlarken, yöneticilerinde analiz edebilmesinde yardımcı olacaktır.

Bir hukuk bürosunda işleri temelde ofis işleri ve müvekkil işleri diye ayırabiliriz. Bu ayrım aslında hukuk bürolarının süreçlerindeki en temel ayrımdır. Bu temel ayrımın altına tabi alt kırılımlar akıllıca eklenmelidir.

Hukuk Bürolarında İş Planlama

“Hukuk Bürosunda Yapılan Bir İş Ne ile İlgili Olabilir?” öncelikli olarak bu soruyu iyi bir şekilde analiz ettiğimizde hukuk bürolarındaki işlerin aşağıdaki seçenekleri ile oluşturulması gerekir ? Yani aşağıdaki seçeneklerin sorularına verilecek cevaplar bizi iş planlamada efektif çalışmaya, zamanı yönetmeye sonrasında ise hem yöneticilere hem de müvekkillere yapılan işleri analiz etmemizde yardımcı olacaktır.

“Bu iş Müvekkille mi ilgili? Müvekkil ise, dosyası ile mi ilgili ?  Ofis ile İlgili Genel Bir İş mi?”

“İş Nerede Yapılacak? Adliyede mi? Hangi Adliye’de? Adliyede değil ise lokasyon neresi?”

“Bu işi kim yapacak? ve yapması gereken en son tarih ne zaman?”

“Bu işin kontrolü kimde?”

Hukuk Bürolarında İş Planlama

Hukuk Bürolarında İş Planlama

Hukuk Bürolarında Görev Yönetimi

  • Ofis içi işler,
  • Adliye Bazında,
  • Müvekkil ile ilgili,
  • Müvekkil dosyası ile ilgili,
  • Sözleşmeler ile ilgili,
  • Danışmanlık (Genel)

İşleri planlarken bu genel kavramlara cevap vermemiz dışında hukuk bürolarının özellikle adliyedeki süreçlerini de iş planlarında gruplamaları yardımcı olacaktır.

  • Mesela adliyedeki işleri nasıl gruplayabiliriz?
  • Beyan Dilekçesi Sunulacak
  • Bilirkişi Dosyası Alınacak
  • Bilirkişi Raporu Alınacak
  • Dava Açılacak
  • Dosya Akıbeti Öğrenilecek
  • Dosya Bırakılacak
  • Evrak Sunulacak
  • Gider Avansı Öğrenilecek
  • Gider Avansı İadesi Alınacak
  • Islah Harcı Yatırılacak
  • Masraf Yatırılacak
  • Muhtıra Gönderilecek
  • Müzekkere Alınacak

Ofis içinde yapılması gereken işlerde gruplanmalıdır örneğin;

  • Kargo Gönderilecek
  • Dosya Kayıt Edilecek
  • Mail Gönderilecek
  • Müvekkil Görüşmesi Yapılacak
  • UYAP Dosya Açılacak
  • Müvekkil Adayı ile Ön Görüşme Yapılacak

İşleri bu şekilde gruplamak hem yapacak kişinin kendisine bir iş planı çıkartmasına sağlayacak hem de sunulan raporlamalarda analizler yapılabilecektir.

İşleri planlamak kadar işleri takip etmek ve yapılması gereken zamanda yapmak ve bu konudan ilgili kişinin haberdar olması önemli bir konudur.  Bu sebeple işleri planlarken hedef tarih belirtilmeli ve işler yapıldığında yapılma durumları belirlenerek işaretlenmelidir. Bu aynı zamanda performans olarak da bir kişi üzerinde kaç iş var, bir işi ne kadar sürede yapıyor ve nasıl yapıyor gibi değerlendirmelerde yardımcı olacaktır.

Hukuk bürolarındaki iş planlama süreçleri günümüz gelişen ve globalleşen dünyasında teknolojiye ayak uydurarak sistemler üzerinden yapılması en iyidir. Bu konuda hukuk bürolarının da iç süreçlerini yönetecek otomasyonlar kullanmaları ve yatırım yapmaları bürolarının bu tarz sistemlerde çalışmalarını sağlamaları gerekmektedir.

Ofisinizdeki tüm süreçleri tek bir sistemde toplayan, sizi iş planları, arakarar, duruşma gibi önemli tarihlerinizde uyaran mail veya sms ile uyarılarını verebilen aynı zamanda iş takibinde geri bildirimleri sistemde otomatik yapan ve geniş raporlama imkanlarına sahip KolayOfis Next Generation Hukuk Otomasyon Sistemi ile tanışarak mutlaka bilgi almalısınız.

 

Stresi-Bırakın

Hukuk büronuzda müvekkiller adına çok iş yapılıyor ve siz bunları en iyi şekilde raporlayarak müvekkilinize yaptığınız işi ve süreçleri taçlandırarak göstermelisiniz, bunu başardığınızda hem büronuzun şeffaflığı hem de ölçülebilir başarınız ile bir adım önde olacaksınız.

0 cevaplar

Cevapla

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir